Playbook, SOP, Handbuch: Was KI an der alten Idee wirklich neu macht

Neulich fragte mich jemand, ob ich jetzt auch schon mit Playbooks arbeite. Ich dachte: wieder so ein Trendbegriff. Ich musste schmunzeln. Denn ja, wir arbeiten damit, jeden Tag. Nur heißt das, was dahintersteckt, eigentlich ganz unspektakulär Handbuch.

Letztes Jahr hieß dasselbe noch SOP, Standard Operating Procedure oder Process. Davor Prozesshandbuch oder Arbeitsanweisung. Die Begriffe wechseln, die Idee bleibt. Und ein Problem bleibt auch: Wer liebt Handbücher? Und wer hat eines für alle seine Prozesse?

Was ist ein Playbook eigentlich?

Die Leitlinie für gute klinische Praxis, nach der Arzneimittelstudien weltweit laufen, definiert SOPs als detaillierte, schriftliche Anweisungen, damit eine bestimmte Tätigkeit immer gleich ausgeführt wird. Besser lässt sich auch ein Playbook nicht beschreiben. Gemeint ist das Wissen, wie eine wiederkehrende Aufgabe gut gemacht wird, so aufgeschrieben, dass es nicht an einer einzelnen Person hängt.

Im KI-Umfeld hat das Wort zwei Bedeutungen. Große Beratungen nennen ihre Leitfäden zur KI-Einführung Playbook, McKinsey etwa „The executive’s AI playbook“. Wie wir unser eigenes Vorgehen gegen acht solcher Leitfäden geprüft haben, steht in KI im Unternehmen einführen. In diesem Beitrag geht es um die zweite, alltägliche Bedeutung: die Anleitung für eine konkrete Aufgabe, die eine KI ausführen soll.

Warum hat fast niemand ein Handbuch für alle Prozesse?

Weil Handbücher an zwei Stellen scheitern, und keine davon hat mit fehlendem Wissen zu tun.

• Erstens schreibt sie niemand gern. Das Wissen ist da, aber es aufzuschreiben kostet Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Also wird es verschoben, bis jemand das Unternehmen verlässt und alle merken, was nur in seinem Kopf stand.
• Zweitens liest sie kaum jemand. Ein Handbuch mit 40 Seiten schlägt man auf, wenn es gar nicht anders geht. Weil es selten gelesen wird, fällt auch nicht auf, wenn es veraltet. Und ein veraltetes Handbuch liest erst recht niemand.

Das Ergebnis kennt jedes Unternehmen. Das McKinsey Global Institute hat schon vor Jahren errechnet, dass Wissensarbeiter rund 19 Prozent ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen und zusammenzutragen. Das Handbuch ist nicht an fehlendem Wissen gescheitert, sondern an fehlenden Lesern.

Was ändert sich mit KI?

Der Leser. Eine KI liest die Anleitung bei jeder Aufgabe vollständig, auch beim hundertsten Mal, auch um elf Uhr abends. Sie überspringt keine Seite und hält sich an die Regeln, die drinstehen. Wer einen Ablauf einmal gut beschreibt, bekommt ihn jedes Mal gleich gut ausgeführt. Aus eigener Erfahrung: So werden Prozesse schneller, man kann sie skalieren und genauso gut anpassen, ändern oder umbauen.

Und die KI hilft beim Schreiben. Sie kann aus einem Gespräch, aus Mails oder aus guten Beispielen von früher einen ersten Entwurf machen. Der Mensch prüft und ergänzt, was fehlt. Damit fallen beide alten Probleme gleichzeitig weg.

Der Unterschied zum einzelnen Prompt ist einfach: Ein Prompt hilft einmal, ein Playbook jedes Mal.

Prompt, Metaprompt, Playbook, Skill, Agent: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe sind nicht genormt und werden oft durcheinander verwendet. Am leichtesten versteht man sie im Bild eines Unternehmens.

Die kürzeste Fassung: Das Playbook ist der Inhalt. Der Skill ist die Form, in der die KI ihn nutzt. Der Agent ist derjenige, der Skills einsetzt.

Anthropic beschreibt Skills in seiner Dokumentation als wiederverwendbare Pakete mit Arbeitsabläufen, Kontext und bewährten Vorgehensweisen, die eine allgemeine KI zum Spezialisten machen. Die KI lädt dabei zunächst nur eine kurze Beschreibung und holt die vollständige Anleitung erst, wenn eine Aufgabe dazu passt. Andere Anbieter haben ähnliche Konzepte unter anderen Namen.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Bei uns heißen die Playbooks Skills, und sie werden von Agenten mit festen Rollen ausgeführt. Einer recherchiert, einer schreibt, einer achtet auf Marke und Design. Wie dieses System entstanden ist, beschreibt der Beitrag zum KI-Betriebssystem. Am Ende ist es manchmal nicht wirklich wichtig, wie es (akademisch) heißt. Wichtig ist, dass das gewünschte Ergebnis entsteht, definierte Ziele erreicht werden und die Qualität möglichst gleichbleibend ist.

Ein Beispiel sind unsere Angebotstexte. Früher entstand jeder Text neu. Mal war er zu lang, mal fehlte der Preis für verschiedene Produktvarianten, mal klang er nach Werbung statt nach uns. Im August haben wir an einem einzigen Angebot ausprobiert, wie ein guter Text in unterschiedlichen Längen aussieht: vom Ein-Satz-Pitch über Kurzprofil, Steckbrief und Dossier bis zur Verkaufsgeschichte für das Gespräch. Daraus wurde ein Playbook und daraus ein Skill. Inzwischen sind sieben Angebote nach demselben Muster beschrieben, mit gleicher Struktur und gleicher Stimme. Und es funktioniert besser. Zwischenzeitlich kommt das Ganze, das war mir immer wichtig, auch direkt im korrekten Corporate Design aus dem Sprachmodell.

Das Bemerkenswerte daran: Die meisten Regeln gab es vorher schon. Sie standen auf Post-it-Notizen und in Köpfen. Aber erst seit sie im Skill stehen, werden sie jedes Mal befolgt.

Tipp: Wo fangen Sie an?

Nicht mit allen Prozessen auf einmal. Wer das versucht, landet wieder beim 40-Seiten-Handbuch, das niemand fertig schreibt.

Ein Tipp dazu: Holen Sie die alten Handbücher aus der Schublade. Auch wenn sie veraltet sind, sind sie ein besserer Startpunkt als ein leeres Blatt.

Ob Sie es Playbook nennen, SOP oder Handbuch, ist am Ende egal. Wichtig ist, dass es diesmal jemand liest. Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Abläufe sich als erstes Playbook eignen, sprechen wir gern darüber.